La documentación gráfica se refiere al proceso de capturar visualmente la información presentada durante un evento, reunión, taller o conferencia. El objetivo es crear un registro visual que resuma los puntos clave, ideas y discusiones de manera clara y atractiva.
Utiliza elementos visuales como dibujos, textos, esquemas, mapas mentales y diagramas para capturar y organizar la información presentada. A esos dibujos se les suele llamar sketchnotes, aunque tambien llamamos sketchnotes a los dibujos personales que hacemos para pensar.
Razones para contratar una documentación gráfica para tus eventos.
Atractivo visual
La documentación gráfica agrega un elemento visual a las presentaciones y discusiones en la conferencia (evento), lo que capta la atención de la audiencia. Esto hace que la conferencia sea más atractiva y memorable.
Claridad y síntesis
Se generan resúmenes visuales que muestran las ideas clave y los puntos destacados de la conferencia (o evento) de manera visual y concisa. Ayudan a los asistentes a comprender y recordar mejor la información presentada.
Comunicación efectiva
La documentación gráfica es un medio efectivo para comunicar conceptos complejos de manera simple y accesible. Facilita la comprensión de ideas abstractas o técnicas para una audiencia diversa.
Estos beneficios hacen que la documentación gráfica sea una herramienta valiosa para mejorar la experiencia del evento y asegurar que los mensajes clave lleguen de manera efectiva a la audiencia.
Que tipos de eventos se benefician de una documentación gráfica
Reuniones de Estrategia y Planificación ya que en estas sesiones se discuten metas, objetivos estratégicos y planes de acción para la empresa / organización.
Seminarios, Conferencias y Summits, ya que en estos eventos educativos y de capacitación se comparten conocimientos y se exploran temas específicos.
Presentaciones y Charlas donde hay discursos y presentaciones, pues aquí se comunica información clave a una audiencia.
Durante estos tipos de eventos, los resúmenes visuales pueden capturar y destacar los puntos más importantes, facilitando la comprensión y la retención de información. Los elementos visuales pueden ser compartidos en redes sociales, incrementando la visibilidad del evento y destacando las ideas clave discutidas.
Tu hablas, yo dibujo, tu audiencia se engancha
Juntas Directivas, Comités y Reuniones estratégicas de alto nivel donde se toman decisiones importantes, ya que sirve como un registro visual para los archivos. Los resúmenes visuales sirven de referencia ayudando a mantener el enfoque y a revisar el progreso de manera efectiva.
Evento Kick Off es una reunión inicial que se organiza al comienzo de un proyecto, campaña, año fiscal o cualquier otra iniciativa importante. Su objetivo es alinear a todos los participantes, comunicar objetivos y expectativas, y motivar al equipo para el éxito del proyecto o iniciativa, por eso la documentación gráfica es excelente para sintetizar y resaltar los objetivos principales y las metas del proyecto, asegurando que todos los participantes estén alineados desde el principio. Los diagramas y mapas mentales pueden ayudar a clarificar roles, responsabilidades y flujos de trabajo, mejorando la comprensión y la colaboración. Los resúmenes visuales del evento kick off pueden servir como referencia durante todo el proyecto, ayudando a mantener el enfoque y a revisar el progreso de manera efectiva.
Un Evento de Networking es una reunión organizada con el propósito de que los profesionales se conecten, compartan conocimientos, establezcan relaciones y exploren oportunidades de negocio. La documentación gráfica puede ilustrar y mapear las conexiones clave y las interacciones entre los participantes, ayudando a visualizar la red de contactos generada. Los resúmenes visuales proporcionan un recurso útil para los participantes después del evento, ayudándoles a recordar conversaciones importantes y a seguir conectados.
Team Building es una actividad diseñada para mejorar la cohesión, la comunicación y la colaboración dentro de un equipo. Estos eventos pueden incluir juegos, desafíos, talleres y otras actividades interactivas que fomentan la cooperación y el espíritu de equipo.
La Documentación Gráfica ayuda a la visualización de dinámicas porque captura y resume las dinámicas de grupo y las actividades realizadas, proporcionando una visión clara de las fortalezas y áreas de mejora del equipo.
Ilustrar los aprendizajes y las conclusiones de las actividades de team building ayuda a reforzar y recordar las lecciones clave. y Fomenta la retención.
Las Activaciones son una estrategia de marketing que tienen como objetivo involucrar y entusiasmar a los consumidores con una marca o producto a través de experiencias interactivas y memorables. Contratar una documentación gráfica captura momentos Clave al capturar visualmente los momentos más importantes e impactantes, creando un registro visual atractivo de la experiencia. Las ilustraciones en vivo pueden atraer la atención de los asistentes, animándolos a participar y a compartir sus experiencias en redes sociales.
Una rueda de prensa es un evento organizado para los medios de comunicación, donde una persona o empresa hace anuncios importantes, lanza nuevos productos, o responde a preguntas de los periodistas. Es una herramienta clave de relaciones públicas para comunicar información relevante de manera directa y eficiente a un público amplio a través de los medios. La documentación gráfica puede sintetizar y destacar los puntos más importantes y mensajes clave presentados durante la rueda de prensa, haciendo que sean más fáciles de entender y recordar. Los medios de comunicación pueden utilizar los resúmenes visuales y las ilustraciones para complementar sus artículos y reportajes, haciendo la información más atractiva y compartible. Los elementos visuales ayudan a desglosar información compleja o técnica, facilitando la comprensión por parte de los periodistas y el público en general. Integrar la identidad visual de la marca en la documentación gráfica refuerza el reconocimiento de la marca y asegura que los mensajes sean consistentes.
Ejemplo de Presentación del Libro "Método Marchetti Rules" para Rueda de Prensa usanddo dibujo en vivo.
Retiros Corporativos son eventos fuera del sitio diseñados para la reflexión estratégica, la planificación y la construcción de equipo. La documentación gráfica puede sintetizar y destacar los puntos más importantes y mensajes clave presentados durante el retiro, haciendo que sean más fáciles de entender y recordar. Invitan a la reflexión.
Los Entrenamientos y Capacitaciones, son sesiones formales de aprendizaje y desarrollo profesional, similar a los retiros, la documentación gráfica puede sintetizar y destacar los puntos más importantes. Las ilustraciones en vivo pueden atraer la atención de los asistentes, animándolos a participar y a compartir sus experiencias en redes sociales.
Estos son solo algunos ejemplos, pero la documentación gráfica puede adaptarse y beneficiar una amplia variedad de eventos y reuniones dependiendo de los objetivos y la naturaleza de la interacción. ¿Se te ocurre algún otro evento que pueda beneficiarse de una documentación gráfica?
Aunque algunos de los eventos sean privados, la mayoría se benefician de las exposición que pueda generar. Los resúmenes visuales generados en una documentación gráfica pueden compartirse y generar memorabilidad, reflexión e interés por esos eventos.
Además, estos resúmenes se pueden adaptar de diferentes maneras como paredeas, tazas y demás productos.
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